Plan een formeel gesprek om de eisen en wensen in kaart te brengen. Maak aan uw klant duidelijk dat dit gesprek belangrijk, ja zelfs cruciaal is voor een goede samenwerking. Het gaat niet om een kleine futiliteit waar we “en passant” even door moeten.

Stel open vragen en dus geen vragen die met enkele woorden beantwoord kunnen worden. Durf doorvragen maar blijf uiteraard altijd beleefd. Komt u een klant of prospect tegen die niet wil ingaan op uw vragen, dan heeft u veel kans dat men u gebruikt. Om een tweede of derde offerte te verkrijgen bijvoorbeeld.

Vraag naar hoe men in hun organisatie omgaat met kwaliteit. Hierin schuilt een belangrijke opportuniteit om te weten te komen wat zij echt belangrijk vinden bij een samenwerking.

Parafraseer. U herhaalt wat de klant u vertelt in uw woorden. Dit heeft een dubbele functie: enerzijds voelt de klant zich begrepen en gewaardeerd en anderzijds voorkomt u interpretatiefouten.

Noteer, noteer, noteer. Door zorgvuldig te noteren toont u niet alleen aan de klant dat u belangrijk vindt wat hij of zij u vertelt. U zorgt er ook voor dat u onthoudt wat belangrijk is. Studies tonen aan dat men zonder notities binnen de 5 minuten meer dan 50% vergeet van wat er in een gesprek werd verteld.