Het is even stil geweest op onze blog. De lange warme zomer zat er voor iets tussen, met daarop volgend een drukke maand september. En daarna uiteindelijk iets wat onze wereld flink door elkaar heeft geschud: in de nacht van 1 op 2 oktober brandde het in een belangrijk deel van de Pottelbergsite te Kortrijk. In het holst van de nacht moesten Sibren (Business Manager), Julie (Management Assistant) en ikzelf (Zaakvoerder) met lede ogen toezien hoe de kantoren van Vivaldi Software door de vlammen opgeslokt werden. Een inferno waarin niets van ons bedrijf nog overbleef. Alles weg. Alles… behalve onze kroonjuwelen: onze (digitale) gegevens. Ons backupplan en disaster recovery plan voorziet namelijk off-site backups.

Wat zich vanaf dan afspeelde, was een hectische confrontatie met het begrip “veerkracht”. Nu zou echt duidelijk worden hoe veerkrachtig onze organisatie en onze medewerkers wel zijn. Alleen… dit was geen oefening, het was bittere ernst. Het ging om het voortbestaan van ons bedrijf. Nu begrepen we pas waarvoor we die “what-if” scenario’s haast wekelijks hadden besproken.

In een crisivergadering om 5u00 in mijn woonkamer werden twee leidinggevenden aangeduid: Sibren bleef verantwoordelijk voor de operationele continuïteit en ikzelf nam de verantwoordlijkheid over de doorstart, heropbouw en de continuïteit van alle ondersteunende diensten. Net na 5u00 stond al een mededeling op onze website waarin we onze klanten gerust konden stellen: het voortbestaan en zelfs de operationele contuïteit waren niet in gevaar. Er is meer nodig om Vivaldi Software klein te krijgen.

Na de middag waren we al terug telefonisch bereikbaar. Om 14u00, nog geen twaalf uur na het uitbreken van de brand, waren alle interne failover systemen in het datacenter operationeel en konden de developers terug volop aan de slag. De SaaS-servers, waarop klanten gebruik maken van onze Vivaldi QMS-software, draaiden veilig in dat zelfde datacenter te Antwerpen en kenden dus geen downtime. Onze disaster recovery procedure had gewerkt. Op maandag hadden we, dankzij Lode De Geyter van HOWEST, al een tijdelijk onderkomen. We hadden terug een centrale plaats om samen aan het “nu” en “de toekomst” te werken. In de weken, en ondertussen al maanden, die volgden hebben we, op misschien een kleine uitzondering na, geen enkele opleiding, workshop, installatie, implementatie of zelfs commerciële afspraak moeten uitstellen. Het begrip “Show must go on” kon het niet mooier verwoorden. Een zeer grote pluim voor alle medewerkers: pure klasse! De talrijke lofbetuigingen van klanten over onze “aanpak” deden ons deugd. Dank u, beste klanten.

Dank u FDA, dank u aan alle klanten uit luchtvaart, medische sector… om zo veeleisend voor ons te zijn. Ondermeer dankzij u waren we hierop voorbereid. Dankzij ons uitgebreid risicomanagement is de schade vrij beperkt gebleven. Die veerkracht zorgde ervoor dat ik dit blogartikel vanuit onze nieuwe kantoren in Roeselare kan schrijven. De “Vivaldi Software”-feniks is ondertussen verrezen uit zijn as, versterkt.

Ik kan iedereen een ver doorgedreven disaster recovery plan “warm” aanbevelen. Ga hier gerust ver in, vrees niet dat je aan “paranoia” lijdt. Doe het grondig, hou het up-to-date, zet het regelmatig terug op de vergaderingsagenda en hoop dat je het nooit nodig hebt…

Zoals ik in mijn vorige blogpost schreef, komt het er in deze moeilijke tijden op aan om ‘rationeel’ met kostenbeheersing bezig te zijn. In complexe organisatie of activiteiten is dit niet altijd even gemakkelijk. Hoe kan men de impact van een kostenbesparende maatregel namelijk accuraat voorspellen? Een mogelijk antwoord ligt volgens enkele trendwatchers in ABC (Activity Based Costing) aangestuurd door BPM (Business Process Modeling / Business Process Management).
Inderdaad, u leest het goed: ABC, dat vooral eind jaren ‘80 begin jaren ‘90 furore maakte, zou wel eens terug van weggeweest kunnen zijn. Ditmaal geïntegreerd met BPM. De onderliggende idee is eigenlijk dat je processen en processtappen uit je end-to-end processen als cost drivers gaat gebruiken voor alle indirecte (maar ook directe) kosten, veeleer dan drivers op niveau van producten of productgroepen (zoals dat vroeger gangbaar was). Op die manier krijg je een zeer scherp zicht op de totale kost van elk proces en zelfs elke processtap. Een ideaal uitgangspunt om processen te gaan optimaliseren en kostenefficiënter te werken, zonder het risico te lopen dat je in de ‘wortels’ van je organisatie hakt. 

Wat is uw ervaring met ABC, BPM of een combinatie van beide? Ziet u dit als een interessant hulpmiddel of bekijkt u dit anders?

De aanslepende economische crisis… Velen onder ons kijken verontrust naar de toekomst, want de spelregels veranderen elke dag. En wie de spelregels niet beheerst, verliest. De vraag krimpt, het aanbod moet dus ook krimpen en de klant kiest uiteraard voor de besten van de klas. We moeten het verschil maken tegenover onze sectorgenoten, door onze kennis, door onze kwaliteit.

Meer dan ooit komt het er als organisatie nu op aan om zeer effectief en zeer efficiënt te zijn. Geen overbodige kosten, lean zijn. Als Phil Crosby aangaf dat de gemiddelde kost voor niet-kwaliteit gemiddeld rond 12% van de omzet ligt, zat hij er zeker niet ver naast. In deze labiele tijden kan je maar beter aan de juiste kant van de statistische klokkromme zitten. De veldslagen op de vrije markt worden uitgevochten op vlak van klantgerichtheid, met de dodelijke wapens van zo minimaal mogelijke overhead- en niet-kwaliteitskosten. Het is een tijd om naar het bord te kijken, zichzelf als organisatie in vraag te stellen. Een periode  om te werken aan de totale geïntegreerde kwalitatieve aanpak. Meer dan ooit. Blind in kosten hakken en snoeien is maar een zeer tijdelijke reddingsboei en zal zich op halflange termijn snel wreken. Het komt er op aan om slim te snoeien, de overbodige kosten moeten er uit. Niet de wortels van onze organisatie.

Streven naar een ver doorgedreven en geïntegreerde “kwaliteit” is als organisatie het enige juiste antwoord op deze crisis. Om deze moeilijke periode door te komen, en om er nadien versterkt uit te komen.